Pengelolaan Kantor UPPKH Kabupaten/Kota

3 01 2011

4.1     Tugas Personel UPPKH Kabupaten/Kota
Uraian tentang tanggung jawab dan tugas UPPKH Kabupaten/Kota dapat dilihat di Buku Pedoman Operasional Kelembagaan Daerah. Disamping yang terurai pada buku tersebut perlu juga diuraikan beberapa tambahan penjelasan utamanya terkait dengan peran dan tugas masing-masing staf yang ada di UPPKH Kabupaten/Kota.
Di UPPKH Kabupaten/Kota terdiri dari beberapa personel sebagai berikut:
a.    Kepala Kantor UPPKH Kabupaten/Kota
b.    Koordinator UPPKH Kabupaten/Kota
c.    Petugas Administrasi
d.    Petugas Sistem Informasi Manajemen (SIM)
e.    Petugas Sistem Pengaduan Masyarakat (SPM)

Struktur UPPKH Kabupaten/Kota dapat digambarkan sebagai berikut:

Image

Gambar Struktur Organisasi Manajemen UPPKH Kabupaten/Kota

Keterangan:
______  garis komando
———-  garis koordinasi
*) Jumlah Data Entry disesuaikan jumlah RTSM peserta PKH

a. Kepala Kantor UPPKH Kabupaten/Kota
Kepala Kantor UPPKH Kabupaten/Kota merupakan PNS Dinas Sosial yang ditunjuk dan ditetapkan oleh Kepala Dinas Sosial Kabupaten/Kota. Kepala Kantor UPPKH Kabupaten/Kota melakukan tugas dan tanggung jawab sebagai berikut:

  • Bertanggung jawab terhadap jalannya kegiatan PKH di UPPKH Kabupaten/Kota.
  • Melakukan pembinaan dan pengawasan terhadap staf UPPKH Kabupaten/Kota dan para Pendamping PKH di wilayah Kabupaten/Kota setempat;
  • Melakukan koordinasi dengan instansi terkait (Bappeda, Dinas Kesehatan, Dinas Pendidikan, BPS, Dinas Infokom, PT. Pos Indonesia, Muspida, dll);
  • Menfasilitasi rapat/pertemuan di UPPKH Kabupaten/Kota;
  • Berkoordinasi dengan Koordinator dalam membuat Laporan Kegiatan PKH Kabupaten/Kota;
  • Memonitor ketersediaan fasilitas pendidikan dan fasilitas kesehatan dalam pelaksanaan PKH dan melaporkannya kepada Tim Koordinasi PKH Kabupaten/Kota;
  • Memastikan peran pemberi pelayanan pendidikan dan pemberi pelayanan kesehatan dalam pelaksanaan PKH (lihat Buku Pedoman Operasional Pendidikan dan Kesehatan) dan mengkoordinasikannya dengan instansi terkait;
  • Memberikan informasi yang benar terhadap pelaksanaan PKH, khususnya kepada media massa;
  • Menangani masalah yang ada terhadap petugas -petugas yang ada di UPPKH Kabupaten/Kota;
  • Menandatangani surat-menyurat yang berkaitan dengan PKH baik ke internal UPPKH Kabupaten/Kota maupun ke instansi terkait lainnya;
  • Berkedudukan sebagai Sekretaris (Ex Officio) Tim Koordinasi PKH Kabupaten/Kota

b. Koordinator UPPKH Kabupaten/Kota
Koordinator UPPKH Kabupaten/Kota adalah orang yang ditunjuk UPPKH pusat untuk menjadi koordinator pelaksanaan PKH. Koordinator ini direkrut dan bertanggungjawab kepada UPPKH pusat. Adapun tugas dari koordinator UPPKH Kabupaten/Kota adalah:

  • Bertanggung jawab kepada Kepala UPPKH Kabupaten/Kota dan UPPKH Pusat
  • Menjaga sarana dan prasana UPPKH Kabupaten/Kota yang ada
  • Melakukan inventarisasi semua aset yang ada di UPPKH Kabupaten/Kota
  • Bertangungjawab terhadapat semua barang yang masuk dan keluar dari UPPKH Kabupaten/Kota
  • Melakukan koordinasi dengan UPPKH pusat dan juga UPPKH Kabupaten/Kota lainnya, maupun Tim Koordinasi Teknis PKH propinsi dan kabupaten/kota
  • Berkoordinasi dengan Kepala Kantor membuat laporan perkembangan pelaksanaan PKH ke Tim PKH pusat.

c. Petugas Administrasi
Petugas administrasi UPPKH Kabupaten/Kota merupakan orang yang direkrut dari daerah setempat. Fungsi petugas administrasi antara lain:

  • Membuat surat menyurat yang berhubungan dengan PKH
  • Menerima surat yang masuk dan mengarsipkan ke dalam bantex PKH
  • Menerima setiap telepon yang masuk dan menyampaikan kepada orang yang berhak (koordinator, pendamping UPPKH Kabupaten/Kota)
  • Menerima setiap fax yang masuk dan menyerahkan ke koordinator/pendamping UPPKH Kabupaten/Kota, lalu melakukan peng-arsipan ke dalam bantex PKH, dengan copy-nya jika diperlukan
  • Menyiapkan bahan-bahan rapat PKH
  • Membuat notulen hasil rapat PKH

d. Petugas Sistem Informasi Manajemen (SIM PKH)
Petugas operator komputer adalah orang yang di rekrut PKH dengan mempertimbangkan keahlian khusus dibidang teknologi informasi dari daerah setempat. Fungsi dan tugas petugas operator komputer adalah:

  • Bertanggung jawab terhadap opersional sistem informasi PKH di Kabupaten/Kota;
  • Berkoordinasi dan bekerjasama dengan petugas data entry yang di tempatkan oleh vendor;
  • Mengkoordinir pelaksanaan entry data baik data hasil validasi, verfikasi, pemutakhiran, pengaduan dan sebagainya;
  • Melakukan komunikasi via email dan intranet dengan UPPKH Pusat berkaitan dengan pelaksanaan tugas-tugasnya;
  • Membantu staf UPPKH Kabupaten/Kota dalam mengoperasikan SIM PKH berkaitan dengan entry data termasuk dalam menggunakan Aplikasi PKH, barcode reader, anti virus, dan sebagainya;
  • Menjaga kerahasian data;
  • Tidak memberikan account dan password kepada siapapun juga;
  • Menjaga keamana data dan mem-backup-nya;
  • Melaporkan kepada vendor apabila tejadi kerusakan pada PC maupun peralatan pendukung lainnya;
  • Melaporkan kepada UPPKH pusat jika terjadi gangguan atau kerusakan pada sistem aplikasi dan sistem jaringan intranet;
  • Melaksanakan dan meneruskan tugas-tugas dari UPPKH Pusat yang diberikan melalui email dan intranet;
  • Menjaga dokumen atau formulir peserta PKH (validasi, verifikasi, update data dan complain) di tempat yang aman.

e. Petugas Sistem Pengaduan Masyarakat (SPM)
Petugas sistem pengaduan masyarakat (SPM) merupakan salah satu petugas yang direkrut di UPPKH Kabupaten/Kota dengan tugas antara lain:

  • Memberikan penjelasan kepada masyarakat jika akan melakukan pengaduan terhadap pelaksanaan PKH, termasuk mekanisme dan cara melakukan pengaduan;
  • Menyelesaikan pengaduan dengan cepat apabila dapat diselesaikan di tingkat kabupaten/kota berkoordinasi dengan UPPKH Kabupaten/Kota dan UPPKH Pusat;
  • Meneruskan pengaduan ke tingkat pusat jika tidak dapat diselesaikan di tingkat daerah sesuai tingkat permasalahan;
  • Menangani dan menyelesaikan pengaduan, termasuk proses penyelidikan dan verfikasi;
  • Berkoordinasi dengan lembaga terkait dalam menyelesaikan permasalahan;
  • Berkordinasi dengan aparat yang berwenang, apabila timbul permasalahan yang melanggar hukum;
  • Pemutakhiran status pengaduan dan penyelesaianya secara rutin ke dalam SIM-PKH;
  • Mempersiapkan bahan informasi mengenai pengaduan, langkah penyelidikan dan tindakan korektif yang diambil dan disebarluaskan kepada masyarakat melalui media yang ada dalam pelaksanaan PKH ini;
  • Menfasilitasi terciptanya pengawasan, sehingga tercipta sebuat kontrol sosial dalam pelaksanaan PKH ini

Mekanisme penanganan pengaduan dapat dilihat pada Buku Pedoman Operasional Pengaduan masyarakat.

4.2 Peraturan Kerja

Hari kerja kantor : Senin – jumat (5 hari kerja)
J a m : 08.00 – 17.00 (8 jam kerja sehari)
Istirahat : 12.00 – 13.00

a.    Bagi staf tertentu yang karena tugas dan fungsinya atau karena tuntutan pekerjaan dapat mengajukan permintaan perubahan jam kerja tersebut dengan mengisi Formulir Perubahan Jam Kerja.
b.    Atasan bersama Kepala Kantor berhak menyetujui atau menolak permintaan perubahan jam kerja tersebut. Dan staf wajib mematuhi keputusan atasan tersebut.
c.    Staf yang datang terlambat wajib memberitahukan kepada atasan masing-masing, dan selanjutnya atasan memberikan informasi tersebut kepada Kepala Kantor/Koordinator.
d.    Staf yang akan keluar kantor baik karena urusan pribadi ataupun karena tugas wajib mendapatkan ijin dari atasan dengan mengisi formulir Ijin Keluar Kantor/Pulang Awal yang ada di Koordinator.
e.    Keluar kantor karena urusan pribadi diijinkan tidak lebih dari 3 jam. Lebih dari itu akan dipotong dengan hak cuti secara proporsional, dan dipertimbangkan bila dikemudian hari akan mengajukan ijin yang sama.
f.    Selama jam kerja staf wajib berada di kantor untuk melaksanakan aktifitas kantor dengan menjaga suasana yang tertib, dan kondusif.
g.    Setiap bulan Kepala Kantor akan mereview dan mengevaluasi absensi kehadiran staf. Staf yang tidak memenuhi ketentuan diatas akan diberikan sanksi sesuai peraturan UPPKH .

4.3 Pengelolaan Barang Inventaris
Kebijakan UPPKH Kabupaten/Kota dalam Pengelolaan dan Pemakaian Asset UPPKH adalah sebagai berikut :
a.    Semua barang/peralatan baik yang ada di proyek maupun di kantor harus terdata oleh Koordinator. Selanjutnya Koordinator setiap tahun minimal 1 kali melakukan verifikasi dan audit fisik untuk memastikan status barang/peralatan asset tersebut.
b.    Status barang/peralatan tersebut harus digunakan dipeliharan sebaik-baiknya atas pengawasan Koordinator.
c.    Setiap barang / peralatan yang akan diserahkan kepada user (pengguna) wajib dibuatkan Berita Acara serah terima barang / peralatan. Begitu pula setiap terjadi perpindahan dari user satu ke user lainnya. Pihak yang akan meminjam/memakai peralatan wajib mengisi formulir yang telah disediakan oleh Koordinator.
d.    Apabila terjadi kehilangan atas barang-barang asset UPPKH maka User harus bertanggung jawab. Bentuk tanggungjawab ini akan ditentukan setelah dilakukan investigasi oleh Koordinator baik secara independent maupun melalui Kepolisian.
e.    Apabila ada staf yang ingin meminjam barang/peralatan kantor yang bersifat umum untuk keperluan yang bersifat pribadi, wajib mengisi formulir Pinjam Barang yang ada di Koordinator.
f.    Staf yang meminjam barang/peralatan untuk keperluan pribadi tersebut bertangggungjawab pula secara pribadi terhadap segala hal yang mungkin timbul akibat pemakaian tersebut.
g.    Apabila terjadi kehilangan terhadap peminjaman barang tersebut, maka staf tersebut wajib mengganti barang/peralatan senilai barang yang dipinjam.
h.    Apabila barang/peralatan yang hilang tersebut diasuransikan, maka biaya-biaya yang timbul untuk mengurus asuransi, termasuk kerugian yang timbul harus ditanggung oleh peminjam.
i.    Apabila proyek telah berakhir, maka seluruh asset / peralatan kerja diserahkan kepada UPPKH Pusat.

Prosedur UPPKH Kabupaten/Kota dalam Pengelolaan dan Pemakaian Asset PKH adalah sebagai berikut
a.    Formulir Berita Acara penyerahan barang disediakan oleh Koordinator. Setiap aktivitas penyerahan barang wajib mengisi berita acara tersebut.
b.    Formulir yang telah diisi selanjutnya diserahkan kepada Koordinator (aslinya), sedangkan foto copy diberikan kepada Bagian Administrasi.
c.    Staf yang akan meminjam barang asset PKH untuk keperluan pribadi wajib mengisi formulir Pinjam Barang yang ada di Koordinator. Selanjutnya Kepala Kantor dan Koordinator berhak memberi / menolak permohonan ijin tersebut.

About these ads

Aksi

Information

Berikan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s




Ikuti

Get every new post delivered to your Inbox.

%d blogger menyukai ini: