Komponen SIM PKH

3 01 2011
Desain SIM PKH

Sistem Informasi Manajemen (SIM PKH) dirancang untuk dapat membantu pelaksanaan PKH antara lain mulai dari entry hasil validasi, verifikasi, pemutakhiran serta data pengaduan masyarakat. SIM PKH akan mengolah semua aktifitas database peserta PKH.
Sasaran dari SIM PKH adalah terciptanya akurasi data tentang peserta dan kegiatan PKH. Hasil SIM PKH sangat tergantung pada para pendamping di Kecamatan dan operator PKH di tingkat kabupaten/kota dalam melakukan proses peng-inputan data dari formulir-formulir PKH yang tersedia, serta perangkat pendukung lainnya baik hardware maupun software.

Pengolahan data PKH membutuhkan suatu koneksi jaringan komunikasi data sampai dengan tingkat kabupaten. Operasionalisasi sistem informasi PKH dilayani secara tersentralisasi melalui Data Center UPPKH Pusat. Sistem aplikasi yang dibangun berbasis web, dan menggunakan bar code reader untuk pemanggilan datanya.
Pengolahan data di tingkat terkecil dilakukan di UPPKH Kabupaten. UPPKH Kabupaten dan UPPKH Pusat terkoneksi dalam suatu jaringan komunikasi data Wide Area Network (WAN).
Tim Koordinasi UPPKH Provinsi hanya akan melakukan pemantauan kegiatan atau perkembangan dari program PKH yang dilakukan di propinsi tersebut. Diperkirakan, Tim Koordinasi UPPKH Provinsi hanya membutuhkan hak akses untuk membaca laporan-laporan tertentu melalui jalur internet publik yang dienkripsi.
Desain Aplikasi SIM PKH mencakup beberapa modul sebagai berikut: 

Validasi Data
UPPKH Pusat menerima data calon RTSM penerima PKH dari BPS Pusat. Data tersebut setelah dilakukan cleansing dan merging sesuai kebutuhan pelaksanaan PKH kemudian dimasukan ke server di Data Center UPPKH Pusat. Data tersebut kemudian dijadikan dasar dalam pencetakan Formulir Validasi. Bentuk Formulir Validasi terlampir.
PT Pos mencetak Formulir Validasi Data dan Kesediaan Berpartisipasi dalam Program Keluarga Harapan (dengan identifikasi barcode pada masing-masing Formulir) dan mendistribusikannya ke masing-masing UPPKH Kabupaten untuk disampaikan ke masing-masing pendamping. Masing-masing pendamping selanjutnya melakukan validasi data ke RTSM dan mengisikan informasi hasil validasi ke Formulir tersebut. Setelah ditandatangani oleh wakil RTSM (ibu rumah tangga) dan pendamping, Formulir hasil validasi disampaikan ke UPPKH Kabupaten.

Operator di UPPKH Kabupaten/Kota kemudian mengentri data yang ada pada Formulir hasil validasi ke sistem aplikasi berbasis web yang online ke server database di Data Center UPPKH Pusat.
Untuk mengambil data yang akan diupdate berdasarkan hasil validasi, pertama sekali Formulir hasil validasi dipindai dengan Bar Code Scanner. Setelah data terpanggil, kemudian melalui PC masing-masing operator di UPPKH Kabupaten dilakukan entri data berdasarkan hasil validasi dari pendamping. Selanjutnya, Formulir diarsipkan di masing-masing UPPKH Kabupaten. Lihat diagram berikut:  

Image

Dari Bagan diatas dapat dijelaskan sebagai berikut:
(a)    UPPKH Pusat menerima data RTSM Calon Peserta PKH hasil Survei Pelayanan Dasar Pendidikan dan Kesehatan (SPDKP) dari Badan Pusat Statistik (BPS);
(b)    Data dari BPS tersebut kemudian diolah (setelah sebelumnya dilakukan cleansing dan merging) untuk keperluan pencetakan Formulir Validasi, Undangan Pertemuan Awal dan Penyusunan Jadwal Kunjungan Kesehatan dan Pendidikan;
(c)    Dari data hasil pengolahan tersebut UPPKH Pusat (i) melakukan upload ke Server SIM PKH; (ii)menyerahkan ke PT Pos Pusat untuk dijadikan dasar pencetakan Undangan dan Form validasi; (iii) mencetak Daftar Nama dan Alamat RTSM Calon Peserta PKH, Daftar Bumil/Bufas, Balita, Anak SD dan Anak SLTP dan menyerahkannya ke PT Pos Pusat;
(d)    Dari data yang diserahkan oleh UPPKH Pusat, PT Pos Pusat mencetak Formulir Validasi dan Undangan Pertemuan Awal dan mengirimkannya ke UPPKH Kabupaten/Kota.
(e)    Selanjutnya UPPKH Kabupaten/Kota melakukan hal-hal sebagai berikut:
(f)    Pendamping melakukan Pertemuan Awal sesuai jadwal yang telah ditentukan, yang didalam Pertemuan Awal tersebut dilakukan Validasi data. Hasil validasi data tersebut kemudian diserakan ke UPPKH Kabupaten/Kota beserta rekapannya;
(g)    UPPKH Kabupaten/Kota melakukan entry data hasil validasi melalui Aplikasi SIM PKH.

Verifikasi Kehadiran Pendidikan dan Kesehatan
Setelah proses pembayaran pertama maka dilakukan proses verifikasi kesediaan RTSM dalam memenuhi kewajiban program PKH. Setiap RTSM harus memenuhi kewajibannya sesuai dengan eligibilitas yang timbul setelah proses validasi. Sebagai contoh: RTSM yang memiliki anak usia SD wajib menyekolahkan anaknya ke Sekolah Dasar dan anak tersebut wajib hadir mengikuti pendidikan di SD bersangkutan. Kewajiban tersebut dipantau melalui verifikasi pendidikan dimana setiap bulan akan di absen dengan cara di input melalui aplikasi verifikasi pendidikan. Jika kehadirannya < 85% dalam kurun waktu beberapa bulan maka akan terjadi pemotongan dana PKH. Jika Selama proses ada hal yang tidak benar dari peserta maka dapat di input dengan menggunakan aplikasi pengaduan. Demikian pula dengan ibu hamil harus berkunjung ke fasilitas kesehatan untuk memeriksakan kandungannya.
Alur pengiriman Formulir Verifikasi Pendidikan dan Formulir Verifikasi Kesehatan dapat digambarkan melalui bagan berikut:

Image

Setelah Formulir Verifikasi diisi dan ditandatangani oleh guru, kepala sekolah, dan kepala puskesmas, Formulir tersebut disampaikan ke UPPKH Kabupaten melalui kantor pos untuk dilakukan entry data. Pemanggilan data untuk kepentingan updating juga menggunakan Bar Code Scanner.

Pemutakhiran Data
Data eligibilitas peserta PKH mungkin saja terjadi perubahan sesuai perubahan kondisi yang terjadi pada peserta PKH tersebut. Berdasarkan kondisi yang ada, pendamping melaporkan perubahan data yang terkait dengan peserta PKH, seperti terjadinya kehamilan, keguguran, penambahan anak, penambahan anak yang mengikuti pendidikan dasar, anak yang berhenti sekolah, anak yang pindah sekolah, dan hal-hal lain yang terkait dengan PKH. Perubahan data ini dilaporkan oleh pendamping dengan mengisi Formulir Pemutakhiran Data PKH yang tersedia setelah ditandatangani oleh pendamping dan peserta PKH (ibu RTSM). Setelah itu, Formulir ini disampaikan ke UPPKH Kabupaten untuk dilakukan updating data oleh operator di UPPKH Kabupaten. Updating data ini akan dilakukan secara online oleh operator UPPKH Kabupaten.
Modul pemutahiran yang ada saat ini secara prinsip hamper sama dengan modul validasi dengan lebih menekankan pada perubahan status eligibilitas RTSM.

Modul Pembayaran
Penghitungan pembayaran tahap pertama didasarkan pada data hasil validasi. Sebagaimana diuraikan diatas bahwa dari data hasil validasi dihitung nilai pembayaran pertama masing-masing Peserta PKH, sekaligus dicetak Kartu PKH dan Resi Pembayaran oleh PT Pos.
Sedangkan pembayaran tahap selanjutnya diharapkan sudah dapat dihitung dari data hasil verifikasi pendidikan dan kesehatan serta data hasil pemutakhiran (updating).
Modul ini merupakan proses perhitungan terhadap eligibilitas dan kehadiran RTSM dalam memenuhi kewajibannya ke fasilitas pendidikan dan kesehatan. Proses perhitungan ini akan mengalami penyesuaian sesuai dengan ketentuan terakhir yang ditetapkan oleh TIM UPPKH terhadap setiap status eligiblitas.
Kebutuhan penyempurnaan modul ini adalah penyesuaian dengan model pembayaran yang di syaratkan bagi setiap peserta sesuai dengan hasil kebijakan UPPKH Pusat.

Modul Lainnya
Selain memuat modul validasi, verifikasi, pemutakhiran dan pembayaran, SIM PKH juga akan memuat sejumlah modul lain seperti untuk keperluan pelaporan dan monitoring. Pembuatan modul-modul tersebut akan dilakukan bersamaan dengan penyempurnaan dan pengembangan empat modul diatas.

2.2    Sarana Pendukung SIM PKH
a.    Komputer
Komputer adalah alat utama dalam operational sehari-hari. Digunakan untuk keperluan input data, pembacaan data, pencetakan dokumen, dan lain- lain. Data-data yang dimasukkan melalui komputer akan secara online masuk ke dalam database di data center pusat melalui jaringan yang tersedia. Komputer juga dapat digunakan untuk berkomunikasi khususnya dengan penggunaan email, terutama untuk masalah-masalah yang mungkin ditemui sehari-hari.

b.    Barcode Reader
Barcode reader merupakan perangkat tambahan yang ada di tiap UPPKH kabupaten/Kota yang di-install dengan perangkat komputer yang ada. Barcode reader ini merupakan perangkat pembaca data peserta PKH yang diidentifikasikan dengan simbol barcode. Barcode-barcode ini merupakan data keseluruhan peserta PKH yang ada di data center. Barcode ini akan mengenali setiap data peserta PKH yang akan di-input baik dari validasi, verifikasi, pemutakhiran data hingga pengaduan peserta PKH.

c.    Password
Setiap perangkat komputer yang ada di UPPKH Kabupaten/Kota akan diberikan password tertentu apabila akan menggunakan perangkat tersebut untuk keperluan SIM PKH. Password ini hanya akan diberikan kepada petugas operator yang telah mendapatkan Surat Pengangkatan dari Direktur Jenderal Bantuan Jaminan Sosial atas nama Menteri Sosial RI. Password ini hanya bisa dilakukan oleh seorang petugas operator saja, dan tidak diperkenankan untuk diberikan kepada petugas operator lainnya atau siapapun juga.

d.    Kerahasiaan Data
Setiap orang yang telah dinyatakan sebagai bagian petugas pendukung PKH baik di tingkat UPPKH Pusat maupun UPPKH Kabupaten/Kota harus dapat menjaga kerahasiaan data PKH. Tidak diperkenankan mengambil/mengcopy data PKH yang ada di UPPKH Pusat maupun UPPKH Kabupaten/Kota untuk keperluan apapun.

e.    Back Up Data / Penyimpanan Data
Setiap periode tertentu (mingguan, bulanan) operator SIM PKH diwajibkan untuk menyimpan data hasil peng-inputan data peserta PKH ke media yang ada seperti CD, harddisk, flash disk, DVD atau media lainnya yang tersedia.

f.    Formulir PKH
Dalam pelaksanaan SIM PKH tidak bisa dilepaskan dengan formulir-formulir PKH yang sudah dicetak oleh PT. Pos Indonesia. Formulir-formulir ini terdiri dari validasi, verifikasi, pemutakhiran data, dan formulir pengaduan. Formulir ini harus dijaga sebaik-baiknya agar dalam proses peng-inputan tidak mengalami kesalahan. Formulir-formulir PKH ini harus dijaga dari air/basah, diusahakan tidak terlipat dan disimpan di tempat yang aman (jauh dari air, maupun api).


Aksi

Information

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Foto Google+

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s




%d blogger menyukai ini: